Måste ett anbud undertecknas?

July 9, 2021

Att lämna anbud i en upphandling är en omfattande och tidskrävande process. Det gäller att läsa upphandlingsdokumentationen noga och att besvara alla frågor för att undvika att bli diskvalificerad. Om man missar en småsak i anbudet kan myndigheten inte hur som helst begära en komplettering utan att det strider mot LOU – även om viljan finns.

En av de saker som man måste vara uppmärksam på är hur anbudet ska undertecknas. Kammarrätten i Stockholm avgjorde i november 2020 ett mål (nr. 4566-20) där ett anbud hade blivit diskvalificerat för att anbudsgivaren hade använt en elektronisk signatur i stället för en kopia av en egenhändig namnteckning. LOU ställer inga krav på att anbudet måste undertecknas av anbudsgivaren, men den upphandlande myndigheten kan däremot ange obligatoriska krav och riktlinjer.

Kammarrätten prövade om formkravet på egenhändig namnunderskrift är förenligt med de upphandlingsrättliga principerna proportionalitet och likabehandling. I upphandlingsunderlaget angavs att blanketten ”anbudets undertecknande” skulle skrivas ut, signeras och skannas och därefter bifogas elektroniskt till anbudet. Således en relativt omständlig procedur för anbudsgivaren. Anbudsgivaren som överklagade upphandlingen hade i stället undertecknat anbudet med en e-signatur genom Bank-ID, vilket alltså inte hade godtagits av den upphandlande myndigheten.

Var det exakta kravet på hur underskriften skulle gå till förenligt med proportionalitetsprincipen? Principen innebär att den upphandlande myndigheten inte får ställa högre krav på anbudsgivaren eller leveransen än vad som är nödvändigt och vad som får anses ändamålsenligt för den aktuella upphandlingen. Kraven ska således ha ett naturligt samband med och stå i proportion till det behov som ska täckas.

Kammarrätten konstaterade inledningsvis att elektroniska underskrifter är vanligt förekommande och grundläggande för ett fungerade samhällsliv. Vidare menade domstolen att anbudsgivaren hade använt en metod som faktiskt hade högre bevisvärde samt erbjöd en högre nivå av säkerhet än en inskannad kopia av blanketten ”anbudets undertecknande”. Kammarrätten kom därför fram till att formkravet om att bifoga blanketten med egenhändig underskrift inte var nödvändigt och att det stred mot proportionalitetsprincipen.

Trots detta blev utfallet inte positivt för anbudsgivaren. Den upphandlande myndigheten menade nämligen även att anbudsgivaren inte hade lyckats verifiera att e-signatur verkligen hade skett på det sätt som påstods. Kammarrätten var av samma uppfattning, varför anbudsgivaren ändå inte ansågs ha uppfyllt kravet på undertecknande, vilket i sin tur innebar att anbudsgivaren inte kunde visa att denne hade lidit någon skada av att bli diskvalificerad. Om myndigheten inte hade förkastat anbudet p g a att elektronisk signatur som sådan inte var godkänd, skulle myndigheten ändå ha förkastat anbudet för att signaturen inte var verifierad. Vad som menas med verifiering förblir något oklart, men det verkar som att den som ska verifiera signaturen måste ha tillgång till det tekniska hjälpmedlet som har använts.

Sammanfattningsvis kan man dra följande slutsatser av kammarrättsdomen:

1)     Elektronisk signatur är ett ändamålsenligt sätt för undertecknande av avtal och det är oproportionerligt att förkasta ett anbud bara för att metoden har använts.

2)     Det krävs dock att signaturen kan verifieras, vilket tycks innebära att det i praktiken blir väldigt svårt att använda e-signaturer om inte myndigheten själv är kommunicerande part vid signeringen.

3)     Som anbudsgivare är det dumt att ta risker i en fråga som denna och det bästa är att följa myndighetens anvisningar till punkt och pricka.

Jurist
Maria Thorstensson
Aff. jur. mag.
Nyhetsbrev

Fyll i din e-postadress nedan för att få vårt nyhetsbrev.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.